«خستگی ارتباطی؛ عارضه جدی روابط عمومی‌ها»؛ نوشتاری از دکتر عادل میرشاهی

شفقنا رسانه– یک مدرس روابط عمومی نوشت: اگرچه فعالیت در روابط عمومی به‌عنوان یک شغل پرمسئولیت و پراسترس شناخته می‌شود، بسیاری از مصائب آن به چشم نمی‌آید و به همین دلیل کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد. این مشغله ها نهایتا روابط عمومی ها را به سوی پدیده ای به نام خستگی اجتماعی هدایت می کند. پدیده ای که این روزها بسیار شایع است و باید مورد توجه جدی مدیران قرار بگیرد.

به گزارش شفقنا رسانه، عادل میرشاهی، مدرس روابط عمومی و مدیر روابط عمومی خانه صنعت، معدن و تجارت ایران در یادداشتی با عنوان «خستگی ارتباطی؛ عارضه جدی روابط عمومی‌ها» اینگونه آورده است:

چالش‌های روزمره روابط عمومی‌ها

به عنوان یک مدیر و مدرس روابط عمومی می توانم بگویم که روابط عمومی‌ها قلب تپنده سازمان‌ها هستند، جایی که ارتباطات داخلی و خارجی با تلاش بی‌وقفه آن‌ها مدیریت می‌شود. این حرفه با وجود ظاهری پویا و جذاب، سرشار از پیچیدگی‌ها و چالش‌هایی است که افراد در این حوزه از ابتدای روز تا پایان شب با آن‌ها مواجه‌اند. اگرچه فعالیت در روابط عمومی به‌عنوان یک شغل پرمسئولیت و پراسترس شناخته می‌شود، بسیاری از مصائب آن به چشم نمی‌آید و به همین دلیل کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد. این مشغله ها نهایتا روابط عمومی ها را به سوی پدیده ای به نام خستگی اجتماعی هدایت می کند. پدیده ای که این روزها بسیار شایع است و باید مورد توجه جدی مدیران قرار بگیرد. در این مقاله قصد داریم که این عارضه را مشخص کرده و راهکارهایی را برای آن پیشنهاد کنیم.

صبح: آغاز یک روز پرمشغله

روز کاری یک متخصص روابط عمومی معمولاً با انبوهی از پیام‌ها، ایمیل‌ها، و تماس‌های ناتمام شروع می‌شود. آن‌ها باید اخبار، گزارش‌ها و رویدادهای مرتبط با سازمان را بررسی کرده و پاسخگوی پرسش‌های رسانه‌ها، مدیران و حتی مخاطبان عمومی باشند. برنامه‌ریزی برای رویدادها و مدیریت بحران‌ها نیز بخش دیگری از فعالیت‌های صبحگاهی است.

معمولاً در ساعات اولیه روز، انبوهی از ایمیل‌ها و پیام‌های دریافتی انتظار پاسخ دارند. زمان‌بندی دقیق و اولویت‌بندی ضروری است، اما حجم بالای درخواست‌ها، باعث می‌شود احساس فشار و عجله همواره همراهشان باشد. متخصصان روابط عمومی باید اخبار مرتبط با سازمان، رقبا و صنعت را در سریع‌ترین زمان ممکن رصد کرده و تحلیل کنند تا برنامه‌های خود را متناسب با تغییرات تنظیم کنند. اغلب مدیران سازمان‌ها به دنبال دسترسی سریع و فوری به اطلاعات و گزارش‌ها هستند. روابط عمومی‌ها باید نیازهای اطلاعاتی مدیران را نیز پاسخگو باشند، امری که فشار بیشتری به آن‌ها تحمیل می‌کند.

ساعات میانی روز معمولاً به جلسات، هماهنگی‌های داخلی و ارتباط با رسانه‌ها اختصاص دارد. متخصصان روابط عمومی باید در جلسات متعددی شرکت کنند که گاه زمان زیادی می‌طلبد. از جلسات برنامه‌ریزی رویدادها گرفته تا ارائه گزارش به مدیران، هر یک نیازمند دقت و آماده‌سازی قبلی است. در این ساعات، تماس با خبرنگاران، تنظیم نشست‌های خبری و ارائه اطلاعات به رسانه‌ها در اولویت است. پاسخ‌گویی به سوالات سخت‌گیرانه و فشار زمان برای ارائه اطلاعات، از چالش‌های همیشگی این بخش است.

هرچند ساعات عصرگاهی برای بسیاری از افراد به‌عنوان پایان کار تلقی می‌شود، برای متخصصان روابط عمومی اغلب این‌گونه نیست. نوشتن گزارش‌های روزانه و آماده‌سازی برنامه‌های فردا بخشی از وظایف پایانی روز است. با گسترش فناوری و دسترسی دائمی، بسیاری از مخاطبان و مدیران انتظار دارند حتی در ساعات غیررسمی نیز پاسخگو باشند. این مسئله منجر به کاهش زمان استراحت و خستگی روانی می‌شود.

چالش‌های نامرئی روابط عمومی‌ها

در پس این فعالیت‌های روزمره، چالش‌های دیگری نیز وجود دارد که اغلب دیده نمی‌شود. اینکه همه انتظار دارند که روابط عمومی در هر شرایطی پاسخگو باشد، حتی اگر فشار کاری و حجم درخواست‌ها بیش از توان انسانی باشد. یا اینکه در روابط عمومی، کوچک‌ترین خطا در ارائه اطلاعات یا تنظیم پیام ممکن است به بحران‌های جدی منجر شود، و این استرس دائمی فشار زیادی به روابط عمومی‌ها وارد می‌کند. و فراتر از این  بسیاری از تلاش‌های روابط عمومی دیده نمی‌شود، زیرا آن‌ها در پشت صحنه فعالیت می‌کنند. این مسئله می‌تواند به احساس فرسودگی و بی‌انگیزگی منجر شود.

روابط عمومی‌ها در مسیر تعاملات انسانی نقش محوری دارند، اما همین تعاملات گاه به‌جای انگیزه‌بخش بودن، به عاملی برای فرسودگی تبدیل می‌شود. ادامه این یادداشت به بررسی ارتباط میان خستگی اجتماعی و فشارهای کاری در این حوزه خواهد پرداخت.

اضطراب اجتماعی: نخستین شناسایی و ابعاد تاثیرات آن

در میانه دنیای پیچیده ارتباطات اجتماعی، اضطراب اجتماعی (Social Anxiety) به‌عنوان یکی از اختلالات شایع روان‌شناختی شناخته شده است. این پدیده که برای اولین بار به‌طور علمی در دهه ۱۹۶۰ میلادی توسط روان‌پزشک آمریکایی، مارک لیبویتز (Mark R. Liebowitz) به‌عنوان بخشی از اختلالات اضطرابی توصیف شد، شامل ترس شدید و مداوم از ارزیابی منفی توسط دیگران و اجتناب از تعاملات اجتماعی است. این اضطراب، اگرچه در بسیاری از مشاغل چالش‌برانگیز است، اما در روابط عمومی‌ها به دلیل ماهیت شغلی‌شان که مستلزم ارتباط مستمر و گسترده است، نمود بیشتری دارد.

اضطراب اجتماعی، بسته به شدت و مدت زمان آن، می‌تواند پیامدهای قابل‌توجهی بر زندگی فردی و حرفه‌ای داشته باشد. در حوزه روابط عمومی، اثرات این وضعیت به‌طور خاص برجسته است، زیرا متخصصان این حرفه دائماً در معرض تعاملات انسانی، قضاوت‌ها و انتظارات بالا قرار دارند.

یکی از ویژگی‌های بارز اضطراب اجتماعی، ترس از ارزیابی است. در شغل روابط عمومی، هر اقدام، سخنرانی یا حتی یک ایمیل رسمی می‌تواند توسط دیگران به‌طور دقیق مورد ارزیابی قرار گیرد. این وضعیت ممکن است باعث شود که متخصص روابط عمومی احساس کند که همیشه زیر ذره‌بین قرار دارد، چیزی که می‌تواند به افزایش استرس و خستگی روانی منجر شود.

مهمترین و ملموس ترین بخش از اضطراب اجتماعی به اجتناب از تماس‌های اجتماعی منجر می‌شود. در روابط عمومی، این اجتناب می‌تواند عواقب جدی داشته باشد، زیرا عدم پاسخگویی یا مشارکت فعال ممکن است به بحران‌های ارتباطی منجر شود و جایگاه سازمان را در بین مخاطبان به خطر بیندازد.

افرادی که از اضطراب اجتماعی رنج می‌برند، معمولاً دچار حواس‌پرتی و کاهش تمرکز می‌شوند. این مشکل در روابط عمومی می‌تواند تأثیر منفی بر کیفیت پیام‌ها، مدیریت زمان و برنامه‌ریزی رویدادها بگذارد.

اضطراب اجتماعی چگونه شکل می‌گیرد؟

اضطراب اجتماعی می‌تواند ناشی از ترکیب عوامل ژنتیکی، تجربیات کودکی و شرایط محیطی باشد. این پدیده معلول عوامل متعددی است. انتظارات غیرواقعی مدیران و مخاطبان ممکن است احساس شکست و ناکامی را تقویت کند. علاوه بر این  متخصصان روابط عمومی در طول روز با ده‌ها نفر در تعامل هستند که این مسئله به افزایش خستگی روانی منجر می‌شود. همچنین مدیریت بحران‌ها به‌ویژه در مواقعی که نتیجه آن نامشخص یا منفی است، می‌تواند به اضطراب اجتماعی دامن بزند.

اضطراب اجتماعی و خستگی ارتباطی

پدیده‌ای که به‌عنوان “خستگی ارتباطی” (Communication Fatigue) شناخته می‌شود، می‌تواند ناشی از تداوم اضطراب اجتماعی باشد. این حالت زمانی رخ می‌دهد که فرد به دلیل فشار زیاد تعاملات، دیگر توان روانی یا احساسی برای برقراری ارتباط ندارد. در روابط عمومی، این مسئله به شکل‌های زیر ظاهر می‌شود:

• کاهش تمایل به پاسخگویی به پیام‌ها و تماس‌ها
• احساس بی‌انگیزگی در برقراری ارتباط‌های جدید
• افزایش خطاهای ارتباطی به دلیل عدم تمرکز

اضطراب اجتماعی نه‌تنها بر عملکرد حرفه‌ای افراد تأثیر می‌گذارد، بلکه روابط شخصی آن‌ها را نیز مختل می‌کند. متخصصان روابط عمومی ممکن است به دلیل احساس فشار، از روابط شخصی خود نیز غافل شوند یا نتوانند از تعاملات روزانه خود لذت ببرند. این وضعیت در نهایت می‌تواند به فرسودگی روانی و حتی افسردگی منجر شود.

در بخش بعدی این یادداشت، راهکارهایی برای پیشگیری و مدیریت این وضعیت ارائه خواهد شد. همچنین به مدیران روابط عمومی توصیه‌هایی خواهد شد تا در مواجهه با این چالش، از قضاوت‌های نادرست پرهیز کنند و راه‌حل‌های سازنده‌ای ارائه دهند.

راهکارهای خروج از بحران ارتباطی و مدیریت اضطراب اجتماعی در روابط عمومی

اضطراب اجتماعی در حرفه روابط عمومی، با توجه به ماهیت پیچیده و چندوجهی آن، امری شایع است. با این حال، رویکردهای پیشگیرانه و مدیریتی می‌توانند به افراد کمک کنند تا از چرخه خستگی و اضطراب خارج شوند و بهره‌وری خود را افزایش دهند.

خودشناسی و پذیرش: نخستین گام به‌سوی بهبود

برای هر فردی که درگیر اضطراب اجتماعی است، خودشناسی اهمیت زیادی دارد .اولین قدم برای مدیریت اضطراب، شناخت و پذیرش احساسات است. فرد باید به خود اجازه دهد که تجربه اضطراب را به‌عنوان یک حالت طبیعی بپذیرد و از سرزنش خود بپرهیزد. دومین گام در این مسیر شناسایی محرک‌هایی که باعث افزایش اضطراب می‌شوند، به افراد کمک می‌کند تا از مواجهه غیرضروری با این عوامل جلوگیری کنند یا آن‌ها را مدیریت کنند.

در امتداد خودشناسی، فناوری شناسی است. استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات و مدیریت ارتباطات می‌تواند بار روانی متخصصان روابط عمومی را کاهش ده.د اپلیکیشن‌های مدیریت زمان و وظایف، به روابط عمومی‌ها کمک می‌کند تا از پراکندگی ذهنی جلوگیری کنند و وظایف را به‌طور مؤثر پیگیری کنند.  اتوماسیون برخی از فرایندهای ارتباطی، مانند پاسخ‌دهی خودکار به ایمیل‌ها یا استفاده از پلتفرم‌های مدیریت شبکه‌های اجتماعی، می‌تواند فشار ارتباطی را کاهش دهد. در این زمینه می توانید از دوره آموزشی مدیریت شبکه های اجتماعی در روابط عمومی استفاده کنید.

در نهایت ایجاد تعادل بین کار و زندگی شخصی، به‌ویژه در حرفه‌ای مانند روابط عمومی که مستلزم حضور مداوم است، ضروری است. تعیین ساعات مشخص کاری و اجتناب از پاسخ‌دهی به تماس‌های کاری در خارج از این ساعات، می‌تواند به حفظ سلامت روان کمک کند. شرکت در فعالیت‌های غیرکاری و پرداختن به سرگرمی‌های موردعلاقه، به کاهش خستگی روانی کمک می‌کند.

نکته بسیار مهم و پایانی در رهایی از این عارضه، توجه اطرافیان کارشناسان، کارگزاران، مدیران و متخصصان روابط عمومی است. یکی از مهم‌ترین گام‌ها برای کاهش اثرات منفی اضطراب اجتماعی در محیط کار، تغییر نگاه همکاران و مدیران به این وضعیت است. در مواردی که فرد مبتلا به اضطراب اجتماعی به نظر می‌رسد. مدیران و همکاران باید این وضعیت را به‌عنوان یک مسئله پزشکی و روان‌شناختی درک کنند و آن را به بی‌ادبی یا عدم حرفه‌ای بودن نسبت ندهند. همچنین در صورتی که فرد نیاز به زمان بیشتری برای مدیریت شرایط خود دارد، مدیران باید با انعطاف‌پذیری بیشتری عمل کنند.

جمع بندی و نتیجه گیری

اضطراب اجتماعی و خستگی ارتباطی، اگرچه می‌توانند برای متخصصان روابط عمومی چالش‌های زیادی ایجاد کنند، اما با اقدامات مناسب قابل مدیریت هستند. مدیران و همکاران باید با ایجاد محیطی حمایتگرانه و درک صحیح از این پدیده، به کاهش اثرات منفی آن کمک کنند. همچنین، متخصصان روابط عمومی می‌توانند با استفاده از تکنیک‌های مدیریت استرس، تقویت مهارت‌های خود و ایجاد تعادل بین کار و زندگی، به سطح مطلوبی از سلامت روان و عملکرد حرفه‌ای دست یابند.

این مسیر نیازمند همکاری و همدلی از سوی تمام اعضای سازمان است تا متخصصان روابط عمومی بتوانند به بهترین نحو ممکن در حرفه خود بدرخشند و نقشی سازنده در ارتقای ارتباطات سازمانی ایفا کنند.

منابع پیشنهادی (رفرنس‌های انگلیسی)

• American Psychological Association (APA): Articles on Social Anxiety and Workplace Stress
• National Institute of Mental Health (NIMH): Reports on Social Anxiety Disorder
• Journals like Journal of Public Relations Research and Journal of Communication Management: Studies on stress in PR professionals
• Books such as Dare: The New Way to End Anxiety and Stop Panic Attacks by Barry McDonagh
• Online resources from Harvard Business Review on managing workplace anxiety